○三木市職員の旧姓使用に関する要綱

平成18年2月24日

(趣旨)

第1条 この要綱は、三木市職員(以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた後も、職業生活上の支障を回避できるよう、引き続き従前の氏(以下「旧姓」という。)を使用することに関し必要な事項を定めるものとする。

(職員の範囲)

第2条 旧姓を使用できる職員の範囲は、三木市職員定数条例(昭和29年条例第7号)第1条に定める職員とする。

(旧姓使用の範囲)

第3条 職員が旧姓を使用することができるものは、次の各号に該当するものであって、おおむね別表第1に掲げるものとする。

(1) 組織内部で使用される文章で、職員の同一性の確認が容易にできるもの

(2) 対外的にも使用されるが特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、特に支障がないと任命権者が認めるもの

2 旧姓を使用することができないものは、前項に規定するもの以外であって、おおむね別表第2に掲げるものとする。

(1) 職員の身分を証するもの

(2) 職員の権利義務に係るもので他団体に与える影響が大きいもの

(3) 公権力の行使に係るもの

(4) 対外的に法律関係が生ずるもの

(5) 前各号に掲げるもののほか、特に支障があると任命権者が認めるもの

(旧姓使用の申出)

第4条 旧姓を使用しようとする職員は、三木市職員服務規程第15条の規定による異動届の提出に併せ、旧姓使用申出書(様式第1号)に婚姻等の前後の戸籍上の氏を証する書類等を添付し、所属長を経て任命権者に申し出なければならない。

2 任命権者は、前項の規定による申出を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を通じ当該職員に速やかに通知するものとする。

(旧姓使用の中止)

第5条 旧姓使用の承認を受けた職員が、その使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止申出書(様式第3号)により、所属長を経て任命権者に申し出なければならない。

2 任命権者は、前項の規定による申出を承認したときは、旧姓使用中止通知書(様式第4号)により、所属長を通じ当該職員に速やかに通知するものとする。

3 職員は特段の理由なく旧姓使用の申出と旧姓使用の中止申出を繰り返してはならない。

(旧姓使用者名簿)

第6条 任命権者は、旧姓使用者名簿(様式第5号)を整備するとともに、旧姓使用の適正な運営管理に努めなければならない。

(職員及び所属長の責務)

第7条 旧姓を使用しようとする職員は、旧姓の使用に当たり、常に市民又は職場に誤解又は混乱が生じないよう努めなければならない。

2 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用と公務の円滑な運営に努めなければならない。

(その他)

第8条 この要綱に定めるもののほか、職員の旧姓使用に関し必要な事項は、任命権者が別に定める。

附 則

(施行日)

1 この要綱は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この要綱の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員で、旧姓の使用をしようとする職員は、第4条第1項の規定による申請をすることができるものとする。

別表第1(第3条関係)

旧姓を使用することができるもの

1 組織内部で使用される文章で、職員の同一性の確認が容易にできるもの

(1) 起案文章等(決裁文書、供覧文書等に係る押印、各種文書における担当者名等)

(2) 服務に係る文書(出勤簿、休暇簿、旅行命令簿、復命書、職務を専念する義務の免除その他特別な休暇・休業の各種申請書、事務分担表、事務引継書、職員表彰関係、勤務評定書、自己申告書、氏名・住所等変更届等)

(3) 人事異動に係る文書(辞令、人事異動発令通知等)

(4) 給与に係る諸届文書(通勤届、住居届、扶養親族届、時間外勤務命令簿、児童手当関係届等)

2 対外的にも使用されるが特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの

(1) 職員の呼称

(2) 名札

(3) 名刺

(4) 職員録、互助会員名簿等

(5) 座席表

(6) メールアドレス

3 前2号に掲げるもののほか特に支障がないと任命権者が認めるもの

(1) 論文等の発表

(2) 講演での講師

別表第2(第3条関係)

旧姓を使用することができないもの

1 職員の身分を証するもの

(1) 人事記録

(2) 職員証

(3) 勤務証明書、在職証明書、退職証明書等

(4) 宣誓書

(5) 退職願

(6) 処分関係書類

2 職員の権利義務に係るもので他団体に与える影響が大きいもの

(1) 税務署関係書類(源泉徴収簿、扶養控除申請書、保険料控除申請書、住宅取得控除申請書等)

(2) 退職手当組合関係書類

(3) 共済組合関係書類

(4) 公務災害関係書類

(5) 給与関係書類等別表1の1に定めるもの以外の給与又は報酬関係の書類(給与個人マスター、給与支給明細書・給与振込依頼書等給与システムを通じて氏名が印字されるもの、勤務実績報告関係、給与支払証明書、健康診断結果、職員互助会生命保険・財形貯蓄関係、全国都市職員災害共済会火災保険・自動車保険、全国市長会生命保険・年金関係等)

3 公権力の行使に係るもの(徴税吏員証、各法律・条例に基づく立入検査証、建築確認、営業許可等)

4 対外的に法律関係が生ずるもの(契約書、入札執行関係書類、協定書等)

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三木市職員の旧姓使用に関する要綱

平成18年2月24日 種別なし

(平成18年4月1日施行)