○住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年10月31日

(目的)

第1条 この要領は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し必要な事項を定めることにより、住民のプライバシーの保護等を図るとともに、当該閲覧事務の適正な運用を図ることを目的とする。

(閲覧に供する資料)

第2条 閲覧に供する資料(以下「資料」という。)は、住民基本台帳に記録されている事項のうち、住所、氏名、性別及び生年月日を記載したものとする。

2 ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者であって、支援措置を講じている者については、資料から除外するものとする。

3 資料は、原則として偶数月の毎月10日までに改製するものとする。

(閣覧の請求及び申出)

第3条 法第11条第1項の規定による閲覧の請求を行う者及び法第11条の2第1項の規定による閲覧の申出を行う者(以下「申出者」という。)は、住民基本台帳閲覧申請書(様式第1号様式第2号又は様式第3号)を提出しなければならない。

2 申出者は、前項の申請書に次の書類を添えて提出しなければならない。

(1) 閲覧によって知り得た事項を申請書の利用目的以外に使用しない旨の誓約書で、会社名や苦情処理窓口などの連絡先が明記してあるもの

(2) 申出者が法人の場合は、事業所概要がわかる法人登記等の書類

(3) 請求事由に係る調査や案内等の内容がわかるアンケート、調査用紙等の具体的な書類

(4) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を踏まえ、申出者の個人情報に対する考え方や方針がわかるプライバシー・ポリシーについての書類

(5) 申出者が情報収集者から閲覧業務を委託され、委託契約を締結している場合は、その業務の委託契約書及び申出者並びに情報収集者の第1号第2号並びに前号の書類

(6) 申出者が大学の場合は、大学の委員会又は学部長による証明書

(閲覧の可否の決定)

第4条 市長は、前条第1項の申請書及び前条第2項の提出書類により、その内容を審査し、閲覧の可否を決定する。

2 市長は、閲覧に供することが適正であると認めた場合は、閲覧日時を指定し申請者に郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)又は電話等により通知する。

(閲覧の請求又は申出に応じない場合)

第5条 閲覧の請求又は申出が次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求又は申出に応じないものとする。

(1) 法第11条第1項又は第11条の2第1項に規定する閲覧の請求又は申出ができる場合に該当しないとき。

(2) 執務に支障があるとき。

(3) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又はき損したとき。

(4) 閲覧の申出者が手数料を納付しないとき。

(5) 多数の者が一時に閲覧の請求又は申出を行い、その使用が競合したとき。

(閲覧の制限)

第6条 次に掲げる日は、閲覧を許可しない。

(1) 月曜日及び金曜日

(2) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)第3条に規定する休日の前日及び翌日

(3) 12月20日から翌年の1月10日までの日

2 閲覧時間は、午後1時から午後4時30分までとする。

3 閲覧者は、閲覧申請1件につき1人とする。

(閲覧者の本人確認)

第7条 市長は、閲覧者に閲覧をさせる場合は、次に掲げる書類を提示させるものとする。

(1) 法第11条第1項の規定による閲覧の場合は、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書

(2) 法第11条の2第1項の規定による閲覧の場合は、次に掲げるいずれかの書類

 個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証もしくは資格証明書等(本人の写真が貼付されたものに限る。)で、閲覧者が本人であることを確認するため市長が適当と認める書類

 住民基本台帳閲覧申請に係る閲覧者に関する照会書(様式第4号)及び市長が適当と認める書類

(3) 前号の閲覧であって、法人からの閲覧申請の場合は、前号の書類に併せて閲覧者の社員証等の雇用関係を証明する書類

(閲覧方法)

第8条 閲覧場所は、市民課内の所定の場所とする。

2 閲覧者が転写しようとする場合は、閲覧転写用紙(様式第5号)に、鉛筆により転写させるものとする。

3 閲覧者が閲覧を終了したときは、資料の点検を行い、閲覧者が前項の規定により転写している場合は、前項の閲覧転写用紙を複写し、控えとして保存する。

(閲覧の利用目的等の概要の公表)

第9条 閲覧の請求及び申出に係る閲覧状況は、年1回公表するものとする。

2 前項の公表の実施時期及び実施場所は、次のとおりとする。

(1) 公表の対象となる期間は、閲覧日を基準とし、当該年の4月1日から翌年3月31日までとする。

(2) 公表の実施時期は、毎年6月とする。

(3) 公表の方法は、市の広報誌又はホームページへの掲載その他の市長が適当と認める方法により行うものとする。

附 則

(施行期日)

1 この要領は、平成18年11月1日から施行する。

(住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱要領の廃止)

2 住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱要領(昭和61年6月1日制定)は、廃止する。

附 則(平成19年9月28日)

この要領は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成27年12月28日)

この要領は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日から施行する。

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住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年10月31日 種別なし

(平成28年1月1日施行)