○三木市水道事業文書取扱要領
昭和56年2月1日
制定
事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の保管及び保存について、次のとおり定める。
1 係の文書取扱責任者は係長とし、係の文書管理に当たる。
2 課(課に準ずるものを含む。以下同じ。)の文書総括取扱責任者は課長(室長を含む。)とする。
3 常用及び完結文書(当年度分)については、各係割当てのロッカーを利用し、保管する。
4 保存年限の最初の1年間は、主管課において1階書庫で保管をする。その後文書総括責任者は、保存簿冊引継目録と保存ケース(オキカエケース)により水道業務課長(以下「業務課長」という。)へ引継ぎ、業務課長は2階の書庫兼資料室で施錠保存する。
5 保存文書の閲覧又は借覧については、文書閲覧簿により業務課長の承認を得る。
6 保存年限1年以内のものについては、主管課において廃棄処分する。
7 個人机には、公文書(未処理帳票等を含む。)の保管を厳禁する。
8 保存ケースの保存番号コード表等
(1) 保存ケースの保存番号コード表 別表第1
(2) 文書分類表 別表第2
(3) 保存簿冊引継目録(主管課) 様式第1号
(4) 保存簿冊引継目録兼台帳(水道業務課) 様式第2号
(5) 索引目次(主管課) 様式第3号
(6) 〃(水道業務課) 様式第3号の2
(7) 〃(簿冊) 様式第3号の3
(8) 簿冊台帳背表紙 様式第4号
(9) 文書閲覧簿 様式第5号
(10) 永年文書廃棄依頼書 様式第6号
(11) 常用文書廃棄依頼書 様式第7号
9 その他三木市文書取扱規程(平成6年三木市訓令第3号)により処理する。
附則(昭和57年3月31日)
昭和57年4月1日から施行する。
附則(昭和63年3月20日)
(施行期日)
1 昭和63年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前に本文第4項により庶務課長へ引継いだ保存ケース及び様式第1号から様式第4号までで、別表第1でいう課コードが「3」のものを「4」に、施行日において変更するものとする。
3 改正前に本文第4項により庶務課長へ引継いだ保存ケース及び様式第1号から様式第4号までで、別表第1でいう課コード及び係コードが「24」のものは「33」に、「23」のものは「32」に、「22」のものは「23」に、簿冊名に関係なく、施行日においてそれぞれ変更するものとする。
4 前項により変更した様式第1号から様式第4号までの文書分類番号は改正前のとおりとし、「文書分類番号」を「旧文書分類番号」とする。
5 前項の規定は、別表第1でいう課コード及び係コードが「21」のものについても適用する。
附則(平成元年11月16日)
平成元年12月1日から施行する。
附則(平成6年3月17日)
平成6年4月1日から施行する。
附則(平成12年9月29日)
この保管及び保存については、三木市公営企業の設置等に関する条例の一部を改正する条例(平成9年三木市条例第30号)の施行の日〔平成12年10月1日〕から施行する。
附則(平成18年3月30日)
この要領は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日)
この要領は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日)
この要領は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日)
この要領は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第8項関係)
| 保存ケースの保存番号コード表 | ||||||
課名 | 課コード | 係名 | 係コード | 永年コード | 10年コード | 5年コード | 3年コード |
水道業務課(経営管理関係) | 1 |
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経営管理係 | 1 | 000～299 | 300～399 | 400～499 | 500～599 | ||
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水道工務課 | 2 |
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工務係 | 1 | 000～299 | 300～399 | 400～499 | 500～599 | ||
施設係 | 2 | 000～299 | 300～399 | 400～499 | 500～599 | ||
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水道業務課(営業・給水関係) | 3 |
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営業係 | 1 | 000～299 | 300～399 | 400～499 | 500～599 | ||
給水係 | 2 | 000～299 | 300～399 | 400～499 | 500～599 | ||
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別表第2(第8項関係)
文書分類表
大分類 | 中分類 | 小分類 | 常用 | 第1種(永年) | 第2種(10年) | 第3種(5年) | 第4種(3年) | 第5種(1年) |
0各課各係共通 | 0各課各係共通 | 0庶務 |
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| ・陳情書 ・6級以上の職員事務引継簿 |
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1予算・経理 |
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| ・予算差引簿 | ・予算流用充当伺 | ||
2企画調査研究 |
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| ・企画調査研究関係書 ・事務改善関係書 |
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3研修 |
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| ・職員研修関係書 |
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4施設管理 | ・事業用施設管理台帳 |
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| ・事業用施設使用許可書及び申請書 |
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5統計・報告 |
| ・基幹統計書及び報告書 | ・各課統計及び報告関係書 |
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6作業基準 |
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| ・事務等の作業基準関係書 |
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7文書 | ・保存簿冊引継目録 |
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8物品 | ・備品台帳 |
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| ・貯蔵品受払簿 |
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9労働安全衛生 |
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| ・労働安全衛生関係書 |
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1経営管理 | 0経営管理 | 0総合企画 |
| ・水道事業認可関係書 |
| ・事業長期計画書 |
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1広報 |
| ・広報紙発行控 |
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| ・広報紙関係書 |
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2式典・表彰 |
| ・式典表彰関係書 |
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3庁舎管理 |
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| ・庁舎維持管理及び消防用施設関係書 | ・宿日直日誌 | ・会議室使用許可申請書 ・会議室使用簿 ・庁舎における行為についての許可申請書 | ||
4庶務 |
| ・給水装置工事業者指定等関係書 |
| ・課徴金等関係書 | ・貸与品亡失損傷届出書 | ・事務分担表 | ||
5人事 | ・職員履歴書 ・職員名簿 ・職員被服貸簿 | ・職員賞罰関係書 ・苦情処理共同調整会議関係書 ・労働協約書 | ・人事関係通達 ・職員研修関係書 | ・給与台帳 ・アルバイト関係書 ・宿日直命令簿 ・時間外勤務命令簿 ・出勤簿、休暇薄 ・出張命令簿 ・人事関係証明控 ・所得税源泉徴収簿 ・扶養控除申告書 ・保険料控除申告書 ・公務災害関係書 ・安全衛生委員会関係書 ・職員健康診断関係書 | ・給与からの控除関係書 ・勤務報告書 |
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6文書 | ・保存簿冊引継目録兼台帳 | ・文書廃棄依頼書 |
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| ・文書処理簿 | ・雑件文書 | ||
7公印 | ・公印台帳 |
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| ・公印持出簿 | ||
8条例規程 | ・公示令達番号簿 ・例規類集整台帳 | ・条例、規程原議書 ・例規類集原本及び追録原本 |
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9車両 | ・車両台帳 ・運転免許台帳 |
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| ・自動車事故関係書 | ・安全運転管理関係書 ・自動車保険関係書 | ・運転日誌兼仕業点検表 | ||
10無線 | ・無線局免許状台帳 ・無線検査簿 ・無線従事者選(解)任届書 |
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| ・無線局関係書 |
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11予算 |
| ・予算原議書 ・予算書 ・予算説明書 |
| ・予算編成関係書 ・予算要求及び査定書 ・予算繰越調書 |
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12決算 |
| ・決算書 ・決算報告書 | ・地方公営企業決算の状況(法適用企業) |
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13企業債 | ・企業債台帳 ・一時借入金台帳 | ・起債許可書 |
| ・企業債関係書 |
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14契約 | ・工事請負契約事務関係書 |
| ・工事請負契約書 ・物品購入契約書 ・委託業務契約書 | ・請書 ・入札関係書 ・検査調書 | ・入札参加者審査会関係書 ・物品特別調達委員会関係書 |
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15物品 |
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| ・たな卸資産報告書 ・貯蔵品報告月報 ・貯蔵品出納伝票 ・印刷物発注書 |
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16資産 | ・固定資産台帳 ・土地台帳 ・工事負担金台帳 ・寄附金台帳 |
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17会計 |
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| ・元帳 ・金銭出納簿 ・収入伝票 ・支出伝票 ・振替伝票 ・試算表 | ・予算差引簿 | ・小切手振出原簿 | ・郵便切手等受払簿 | ||
2工務 | 0工務 | 0布設工事 |
| ・工事日報 ・工事写真 |
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| ・木管検査記録 ・工事台帳 |
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1申請・許可・認可 | ・品質の検査試験及び認定関係書 | ・給水開始前届出書 ・占用許可書 |
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| ・資材年報 | ・道路使用許可書 ・消防活動上の支障行為届(許可書) | ||
2記録整備 | ・水道本支管台帳 ・制水弁台帳 |
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3台帳 | ・本管取得台帳 |
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4布設工事 |
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| ・他工事受付処理簿 | ・負担金工事申込書及び報告書 ・移設工事申込書及び報告書 | ・他工事巡回立会記録 | ||
5他工事 |
| ・他工事協定書 ・他工事協議書 |
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| ・他工事協議申請書 | ||
6その他 | ・一位代価表 |
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1施設 | 0施設改善工事 |
| ・工事日報 ・工事写真 |
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1点検 |
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| ・自家用電気工作物点検記録 |
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2施設 | ・ポンプ設備台帳 |
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3調査 | ・揚水調査台帳 |
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4申請・届出 | ・土地占用届 ・共架申請書 ・契約電力変更届出書 |
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5日報等 |
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| ・水質検査成績表 | ・水道管理日報 ・浄水場作業日報 | ・監視用テレメーターチャート紙 ・水道施設巡回日報 ・水道各納品書 ・勤務日誌 ・年末年始勤務日誌 | ||
6台帳 | ・水道架管台帳 |
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7記録 |
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| ・減圧弁保守点検記録 | ・圧力調査記録 |
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8報告 |
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| ・漏水調査結果報告書 | ・施設事故(自然)報告書 ・無収水量報告書 | ・消火栓使用報告書 |
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3業務 | 0営業 | 0給水 | ・需要家台帳 ・給水者台帳 ・メーター台帳 | ・給水契約書 ・装置名義変更届出書 |
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| ・開閉栓届出書 ・開閉栓受付処理簿 | ・検針カード ・メーター取替指示票 ・メーター取付取外指示書 |
1徴収 |
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| ・扱別明細書 ・集金日報 ・集金依頼関係書 ・収入者リスト ・領収証 ・証券受領証 ・還付金関係書 ・精算関係書 | ・窓口収入日報 |
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2滞納整理 |
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| ・滞納整理簿 ・未収者リスト ・強制処分関係書 ・不納欠損処分調書 | ・納付誓約書 |
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3賦課調定 |
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| ・料金調定明細書 ・工事費調定台帳 ・その他収入調定台帳 ・減免関係書 ・更正決定調書 ・諸請求台帳 |
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4事故報告 |
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| ・施設事故報告書 |
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5口座振替 |
| ・口座振替契約書 |
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6電算処理 |
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| ・調定明細集計表 | ・口径地区別統計表 ・用途地区別統計表 ・口径使用量段階別統計表 ・大口使用者一覧表 |
| ・調定メインエラーリスト ・異動データーエラーリスト ・異動票 ・異動リスト ・委託関係書 | ||
1給水 | 0給水工事 | ・受水槽式給水施設届出書 ・受水槽以下施設責任者届 ・装置分岐承諾書 ・開発行為関係書 ・品質の検査試験及び認定関係書 ・区画分割承認願 ・環境保全条例による事前協議申出書 | ・工事申込書 ・占用関係書 | ・開発等諸協議受付簿 |
| ・工事受付整理簿 ・公道掘削立会検査表 | ・給水工事完了日報 ・道路使用許可書 ・断水減水届出書 | |
1施設管理 |
| ・他工事協定書 ・他工事協議書 ・他工事立会記録 ・他工事協議申請書 |
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| ・受付票 |
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