○三木市立学校等文書取扱要綱

平成14年1月17日

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受(第9条―第11条)

第3章 文書の処理(第12条―第15条)

第4章 文書の発送(第16条)

第5章 文書の整理及び保存(第17条―第21条)

第6章 文書の廃棄(第22条―第24条)

第7章 記憶媒体等の管理(第25条―第28条)

第8章 補則(第29条)

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この要綱は、別に定めるもののほか、三木市立幼稚園、小学校、中学校及び特別支援学校(以下これらを「学校等」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定める。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

(文書取扱事務の総括者)

第3条 文書取扱事務の総括者は、教育総務課長とする。

2 教育総務課長は、学校等の文書の取扱いについて常に改善を図り、必要があると認めるときは調査を行い、第5条に定める文書取扱主任に対し、必要な措置をとることを求めることができる。

(文書取扱いの責任者)

第4条 文書取扱いの責任者は、学校長又は園長(以下これらを「校長等」という。)とする。

2 校長等は、学校等における文書取扱事務を総括し、常に文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、文書処理の効率的な運用に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第5条 学校等に文書取扱主任を置き、校長等が指名する当該学校等の所属職員をもって充てる。

2 文書取扱主任は、この要綱に定めるもののほか、校長等の指示に基づき、学校等における文書の取扱いについて必要な事務を行う。

(文書取扱主任の職務)

第6条 文書取扱主任は、校長等の命を受けて、学校等における次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。

(2) 文書事務の効率的な推進に関すること。

(3) 保存文書の編冊及び保管に関すること。

(4) 文書分類表に関すること。

(5) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(6) 文書の廃棄に関すること。

(7) その他文書の処理に関し必要なこと。

(帳簿)

第7条 文書の取扱いに関し、次に掲げる帳簿を備え、常に整理しておかなければならない。

(1) 文書処理簿(様式第1号)

(2) 文書目録(様式第2号)

(3) 郵便切手等受払簿(様式第3号)

(文書の記号及び番号)

第8条 文書に用いる記号は、別表によるものとし、番号は文書処理簿により会計年度による一連番号を付けるものとする。

2 収受した文書に関して文書を発送するときは、その収受番号の枝番号をもって発送文書の番号とする。

第2章 文書の収受

(収受等の要領)

第9条 学校等に到達した文書は、校長等が指定した場所(以下「指定場所」という。)において収受する。

(文書の受付)

第10条 文書取扱主任は、学校等に到達した文書を、次の各号により処理し、校長等に提出する。

(1) 文書に受付印(様式第4号)及び決裁判(様式第5号)を押すこと。

(2) 文書処理簿に所要事項を記入し、文書に番号を付けること。

2 次に掲げる文書は、前項各号の手続を省略することができる。

(1) 通知書、案内書その他これに類するもので軽易と認められるもの

(2) 新聞、雑誌、冊子その他これに類する印刷物

(時間外に到達した文書)

第11条 時間外に到達した文書は、指定場所において受領者が、収受し、速やかに文書主任に引き継ぐものとする。

第3章 文書の処理

(事務の処理)

第12条 校長等は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、教頭及び副園長に処理方針を示して、担当者に速やかに処理させなければならない。

2 事務の処理は、次の各号により、速やかに行わなければならない。

(1) 処理できるものは、即日処理すること。

(2) 処理期限のあるものは、期限内に処理すること。

(3) 配布を受けた文書が速やかに処理できないと認めたときは、理由を添えて校長等の指示を受けること。

3 事務の処理は、文書立案により校長等の決裁を受けなければならない。ただし、緊急に処理する必要があり、所定の手続をとる時間的余裕のない事案については口頭により決裁を受けることができる。この場合には、事後において所定の手続(後閲)をとらなければならない。

(文書の起案)

第13条 文書の起案は、次の各号により行なわなければならない。

(1) 伺書(様式第6号)を用いること。ただし、定例又は軽易なものは、一定の帳票又は文書の余白等を利用することができる。

(2) 文案は、定められた文例、文体に統一するとともに、用字及び用語については、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によるものとする。

(3) 文案は、意思を正しく、やさしく、簡潔に表現すること。

(4) 文案には、標題をつけ、結論を先にし、箇条書きにする等留意の上作成し、必要のあるときは、起案理由、関係法規、関係文書又は参考資料を添えること。

(5) 特別の取扱いを必要とする文書は、伺書の取扱上の注意事項欄に所要事項を赤字で表示すること。

(6) 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をもって立案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

(7) 起案者は、起案年月日を記入した上、所定の欄に記名又は押印すること。

(施行者名)

第14条 文書の施行者名は、校長等名を用いなければならない。ただし、文書の内容、性質により又は軽易なものについては、学校名若しくは幼稚園名等を用いることができる。

(秘密文書の取扱い)

第15条 秘密を要する文書は、「秘」の字を表示し、なお必要があるときは封筒に入れる等秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後においてもなお秘密を要する場合も、また同様とする。

2 前項に定める秘密を要する文書は、三木市情報公開条例(平成11年三木市条例第1号)第8条に規定する情報が記録されている文書とする。

第4章 文書の発送

(発送文書の取扱い)

第16条 文書の発送は、原則として、搬送便又は郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送によるものとする。ただし、送受信が通信機器類(電子メール、FAX等をいう。以下同じ。)の使用により可能かつ有効な場合は、通信機器類によることができる。

2 郵便によって文書及び小包を発送するときは、郵便切手受払簿に所要事項を記入し、発送するものとする。

第5章 文書の整理及び保存

(文書整理の原則)

第17条 文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際し、直ちに持ち出しのできるようにするとともに、紛失、盗難等の予防に必要な措置を講じなければならない。

(文書の保管)

第18条 文書は、学校園の職員が必要に応じて利用することができるように分類及び整理して所定の場所に確実に保管し、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(文書保存の期間)

第19条 文書の保存期間は、次のとおりとする。

(1) 永年

(2) 20年

(3) 10年

(4) 5年

(5) 3年

(6) 1年

2 前項各号に定める期間に該当する文書は、原則として別に定める「文書分類表」によるものとする。

3 保存年限の決定に当たっては、当該文書の内容の効力、資料価値、重要度、使用の頻度その他関連事項を十分に考慮して行うとともに、必要以上に長期間の保存とならないようにしなければならない。

(保存期間の起算)

第20条 文書の保存期間は、文書の完結日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものについては、文書の完結日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(学校外持出の禁止)

第21条 文書は、校長等の許可を得ないで学校等外へ持ち出してはならない。

第6章 文書の廃棄

(完結文書の廃棄)

第22条 校長等は、完結文書について、保存の必要のないものは廃棄する。

(保存文書の廃棄)

第23条 文書取扱主任は、保存期間を経過した文書について、校長等と協議の上、廃棄する。

2 保存期間が満了した文書であっても、校長等が、特に保存の必要があると認めるものについては、保存することができる。

(文書廃棄上の注意)

第24条 廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、切断等適切な方法により処分しなければならない。

第7章 記憶媒体の管理

(管理の原則)

第25条 文書取扱主任は、随時、記憶媒体(磁気等による記憶媒体の総称をいう。以下同じ。)を整理し、保管の状況について点検を行う等常に適正な使用及び維持管理に努めるとともに、記憶媒体が破壊され、又は記憶文書が目的外に使用されないよう必要な措置を講じなければならない。

(分類)

第26条 文書取扱主任は、記憶文書の内容、性質等を考慮して、検索等に当たっては最も適当と思われる方法により記憶媒体を分類しなければならない。

2 文書取扱主任は、前項の規定による分類により記憶媒体管理台帳を作成し、学校等内に備え付けなければならない。

(保管)

第27条 記憶媒体は、職員の共同利用ができるよう所定の場所に保管するものとし、記憶文書の漏えい、改ざん等が生じないように厳重に保管しなければならない。

2 記憶媒体及び記憶媒体に保存された文書(以下「記憶文書」という。)は、校長の許可を得ないで学校等外へ持ち出してはならない。

(廃棄)

第28条 不要な記憶媒体及び破損等の理由により使用不能となった記憶媒体は、記憶文書を消去するなど使用不可能な状態にして廃棄しなければならない。

第8章 補則

第29条 この要綱に定めるもののほか、学校等における文書の取扱いについて必要な事項は、教育総務課長が定める。

この要綱は、平成14年4月1日から施行する。

(平成17年8月23日)

この要綱は、平成17年10月24日から施行する。

(平成18年3月30日)

この要綱は、平成18年4月1日から施行する。

(平成18年3月31日)

この要綱は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年3月14日)

この要綱は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年3月30日)

この要綱は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年3月30日)

この要綱は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年9月26日)

この要綱は、平成19年10月1日から施行する。

(平成20年3月31日)

この要綱は、平成20年4月1日から施行する。

(平成25年4月1日)

この要綱は、平成25年4月1日から施行する。

(平成30年4月1日)

この要綱は、平成30年4月1日から施行する。

(令和3年1月20日)

この要綱は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年1月28日)

この要綱は、令和4年4月1日から施行する。

別表(第8条関係)

学校名

記号

三樹小学校

三樹小

平田小学校

三平小

三木小学校

三三小

別所小学校

三別小

志染小学校

三染小

口吉川小学校

三口小

豊地小学校

三豊小

緑が丘小学校

三緑小

緑が丘東小学校

三緑東小

自由が丘小学校

三自小

自由が丘東小学校

三自東小

広野小学校

三広小

吉川小学校

三吉小

三木中学校

三三中

三木東中学校

三三東中

別所中学校

三別中

緑が丘中学校

三緑中

自由が丘中学校

三自中

吉川中学校

三吉中

三木特別支援学校

三特学

市立の各幼稚園

小学校の「小」の記号を「幼」に読み替えて用いるものとする。

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三木市立学校等文書取扱要綱

平成14年1月17日 種別なし

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第8編 育/第1章
沿革情報
平成14年1月17日 種別なし
平成17年8月23日 種別なし
平成18年3月30日 種別なし
平成18年3月31日 種別なし
平成19年3月14日 種別なし
平成19年3月30日 種別なし
平成19年3月30日 種別なし
平成19年9月26日 種別なし
平成20年3月31日 種別なし
平成25年4月1日 種別なし
平成30年4月1日 種別なし
令和3年1月20日 種別なし
令和4年1月28日 種別なし