(目的)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、文書事務の取扱いについて必要な事項を定めることにより、市における行政事務の適確かつ迅速な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に定める用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、常にていねいに取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。

(総合政策部企画政策課長の職務)

第4条　総合政策部企画政策課長(以下「企画政策課長」という。)は、市における文書事務を総括するとともに、文書の収受、配布及び発送並びに完結文書の保存の事務を掌理する。

(主管課長の職務)

第5条　主管課長は、常にその主管課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　文書事務を円滑適正に行わせるため、各課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第7条　文書取扱主任は、主管課長の命を受けて、その課における次の各号に掲げる事務を処理する。

(ファイル担当者)

第8条　文書取扱主任の職務のうち、ファイリングシステムに関する職務を補助させるため、課の各係にファイル担当者を置く。

(帳簿)

第9条　企画政策課に、文書の取扱いに関し、次に掲げる帳簿を備え、常に整理しておかなければならない。

(文書の記号及び番号)

第10条　文書には、次の各号に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(公示令達文書)

第11条　公示令達文書は、その決裁済文書を企画政策課に送付しなければならない。

(文書の収受)

第12条　市に到達した文書は、すべて企画政策課において収受する。

(一般文書の収受)

第13条　企画政策課において収受した文書は、配布先の明確な文書は閉封のままで文書連絡箱を通じて主管課に配布する。

(各課の文書の受付)

第14条　各課の文書取扱主任は、文書の配布を受けたときは、次の各号により処理し、課長に提出する。

(文書の返付)

第15条　各課に配布を受けた文書でその課の主管に属しないものは、直ちに企画政策課に返付しなければならない。

(課に直接到達した文書)

第16条　課に直接到達した文書は、企画政策課に送付し、第13条又は第14条に定める処理を経なければならない。ただし、第14条第2項に規定する文書その他の定例又は軽易なもので主管課において受領することが適当と認めるものについては、この限りでない。

(時間外に到達した文書)

第17条　時間外に到達した文書は、日宿直者において収受し、収受文書の件名及び数量を当直日誌に記入し、当該収受文書を添えて速やかに企画政策課長へ報告するものとする。

(郵便料金の未払文書の収受)

第18条　郵便料金の未払又は不足の文書は、官公署から発せられたもの、その他特に必要と認められるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(事務の処理)

第19条　各課長は、文書の配布を受けたときは、直ちにこれを閲覧し、自ら処理するもののほか、当該事務の担当係長に処理方針を示してその文書を交付し、担当者に指示して速やかに処理させなければならない。ただし、重要な文書で上司の指示により処理する必要があると認められるものは、先に上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(文書の起案)

第20条　文書の起案は、次の各号により行わなければならない。

(施行者名)

第21条　文書の施行者名は、すべて市長名を用いなければならない。ただし、文書の内容、性質により又は軽易なものについては、主管の部課長名又は役所若しくは主管の部課名を用いることができる。

(決裁区分の表示)

第22条　起案文書は、決裁の区分に従い、次の記号を所定欄に表示しなければならない。

(決裁文書の持ち回り)

第23条　決裁を受ける文書で緊急に処理する必要があるもの、秘密を要するもの若しくは重要なものであるとき又は特別の事情があるときは、その事案について十分説明できる者が持ち回りしなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第24条　秘密を要する文書は、「秘」の字を表示し、なお必要あるときは、封筒に入れる等秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後においてもなお秘密を要する場合も、また同様とする。

(合議)

第25条　事案の処理、施行が他の部課(他の機関を含む。本条及び次条において同じ。)に直接関係を有する文書は、当該関係部課に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項は、その会議等に関係した部課への合議を省略することができる。

(合議を受けた場合の処置)

第26条　前条の規定により合議を受けた関係部課は、特別の理由がある場合を除き、直ちに同意又は不同意を決定し、起案文書を主管課に回付しなければならない。

(合議文書の変更等の通知)

第27条　合議をした文書で、その後起案の趣旨が変更又は否決されたときは、その旨を合議済みの関係部課長に通知しなければならない。

(企画政策課長に合議すべき文書)

第28条　次の文書は、決裁前に企画政策課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第29条　企画政策課長は、前条の規定により合議を受けたときは、当該文書について第20条に規定する事項その他必要な事項について審査を行わなければならない。

(決裁年月日等の記入)

第30条　決裁済みの文書は、主管課の文書取扱主任において決裁年月日、施行年月日、記号、番号等を記入しなければならない。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第31条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記入し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(未処理文書の調査及び処理の促進)

第32条　文書取扱主任は、文書処理簿により常に未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。

第33条　決裁済みの文書で浄書を要するものは、次の各号により浄書を行わなければならない。

(浄書の担当課)

第34条　文書の浄書は、企画政策課において印刷の方法により行い、その基準は、別に定める。

(浄書依頼の手続)

第35条　企画政策課へ浄書を依頼しようとするときは、当該文書に浄書依頼書(様式第10号)を添え、原則として、施行期日の3日前までに企画政策課へ送付しなければならない。

(公印の押印)

第36条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書で印刷又は複写によるものは、これを省略することができる。

(文書の発送手続)

第37条　発送する文書には、主管課において、次の各号に掲げる処理をした上、就業時限2時間前までに企画政策課に送付しなければならない。

(文書の発送)

第38条　企画政策課は、前条の規定により発送文書の送付を受けたときは、次の各号により発送しなければならない。

(経由文書の取扱い)

第39条　経由文書は、前章及びこの章の規定に準じて処理し、文書処理簿に登録の上、進達しなければならない。ただし、特に定めのあるものは、この限りでない。

(文書保管の原則)

第40条　文書は、必要に応じ、誰でもすぐに引き出せるよう系統的に整理し、主管課において原則として現年度中及びその翌年度1年間保管する。

(保管用具)

第41条　文書の保管用具は、指定の保管庫を使用する。

(必要用具)

第42条　使用する必要用具は、次の各号に定めるところによる。

(ファイル基準表の作成)

第43条　ファイル担当者は、第40条に規定する文書を系統的に整理、保管するため、主管課ごとに定めるファイル基準表(以下「基準表」という。)を毎年度初めに1部作成し、年度中途においてファイルに変更のあった場合は、その都度基準表を修正する。

(文書の整理及び保管)

第44条　文書は、基準表に従い個別フォルダーに整理し、ファイルボックスに収納して、保管庫に保管し、原則としてとじ込みをしないものとする。ただし、保管庫以外に保管する文書については、それに適した容器に適宜編纂し、保管する。

(保管文書の調査点検)

第45条　ファイル担当者は、毎月末に基準表に基づき保管文書の点検整理を行わなければならない。

(文書の保存)

第46条　文書の保存は、企画政策課において行う。

(文書の移し換え及び引継ぎ)

第47条　主管課長は、第40条に規定する保管期間経過後、引継ぎ保存を要する文書を企画政策課長に引き継がなければならない。

(文書の保存方法)

第48条　企画政策課長は、前条の規定により引継ぎを受けた保存文書を保存年限別、年度別に調査整理し、保存文書目録に文書保存箱番号を付し、書庫へ格納する。

(文書保存の期間)

第49条　文書保存の種類及び期間は、次のとおりとする。

(マイクロフィルムによる保存)

第50条　文書のうち適当と認めるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルムをその文書に代えて保存することができる。

(保存文書の貸出し)

第51条　保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする者は、企画政策課長に申し出なければならない。

(市職員以外の者の保存文書の閲覧)

第52条　市職員以外の者に保存文書を閲覧させようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、主管課長の許可を受けた後、企画政策課長に申し出なければならない。

(書庫の管理)

第53条　書庫は、企画政策課長が管理し、その整理整頓に努め、常に火災予防に注意しなければならない。

(完結文書の廃棄)

第54条　主管課長は、完結文書について保管の必要のないもの及び保存の必要のないものは、廃棄する。

(保存文書の廃棄)

第55条　企画政策課長は、保存期間を経過した文書について、主管課長と協議の上、基準表に廃棄年月日を記入し、廃棄する。

(文書廃棄上の注意)

第56条　廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、その部分を塗消、切断する等適切な処理をしなければならない。

第57条から第61条まで　削除

(準用)

第62条　この訓令は、本庁以外の市長事務部局に属する事務所又は事業所における文書の取扱いについて、準用する。

(委任)

第63条　この訓令に定めるもののほか、市における文書の取扱いについて必要な事項は、企画政策課長が定める。