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住民票の写し等の本人通知制度を実施

印刷 文字を大きくして印刷 更新日:2019年2月21日更新
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 住民票の写し等を代理人や第三者に交付した場合に、事前に登録した人に対して、証明書を交付した事実をお知らせする制度です。住民票の写しや戸籍の証明書が第三者に交付されたことを本人が知ることができ、委任状の偽造や、弁護士、司法書士等、職務上請求が認められている人による不正な請求の早期発見につながります。

 多くの方がご登録いただくことにより、不正取得の未然防止にもつながります。ぜひご登録をおねがいします。

 ※これまで登録期間を3年としていましたが、平成27年4月1日から無期限となりました。事前に登録されている方は自動的に期間が無期限となります。

本人通知制度イメージ図


本人通知制度イメージ図の画像

本人通知制度に登録されると

 住民票の写しや戸籍謄本等を代理人や第三者に交付したとき、事前に登録した方に対して、その交付年月日、交付請求者の種別等を郵送でお知らせします。
 また、事前に登録した方が交付請求者の氏名等を知りたい場合は開示請求をすることができ、それに基づき、情報の開示を行います。

※代理人や第三者への交付とは

  • 本人等の委任による代理人
  • 本人等以外の者が自己の権利を行使し、又は自己の義務を履行するために必要な場合(例えば、満期保険金を支払う必要がある保険会社が契約者の転居先を探して住所を確認する場合など)
  • 本人等以外の者が国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  • 弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士(以下、「八業士」という。)の特定事務受任者が職務上請求として受任している事件又は事務を遂行するために必要な場合

(注)「本人等」とは・・・

住民票関係

本人又は本人と同一の世帯に属する者

戸籍関係

本人、本人の配偶者、同一戸籍人、直系尊属又は直系卑属

  1. 直系尊属とは、父母・祖父母など自分より前の世代で、直通する系統の親族のことです。養父母も含まれます。ただ、叔父・叔母、配偶者の父母・祖父母は含まれません。
  2. 直系卑属とは、子・孫など自分よりも後の世代で、直通する系統の親族のことです。養子も含まれます。ただ、兄弟・姉妹、甥・姪、子の配偶者は含まれません。

※代理人や第三者から事前登録者に係る住民票の写し等の請求があった場合に、住民票の写し等交付の可否を事前登録者へ確認する制度ではありません。
※戸籍謄本など戸籍の証明書を代理人や第三者に交付した場合の通知は、三木市が本籍地の証明書のみが対象です。三木市以外の本籍地の場合は通知の対象となりませんのでご注意ください。通知を希望される場合は本籍地にお問い合わせください。

登録できる人

  1. 三木市の住民基本台帳に記載されている人(住民基本台帳から除かれた人を含む)
  2. 三木市の戸籍に記載されている人(戸籍から除かれた人を含む)

(注)ただし、死亡した人、失そう宣告を受けた人は登録できません。

登録の受付場所

市役所市民課窓口・吉川支所市民生活課窓口

月曜日~金曜日(祝日・年末年始を除く)
午前8時30分~午後5時
(ただし、市役所市民課窓口では第2土曜の午前中も受け付けます)

各市立公民館

月曜日~金曜日(祝日・月末・年末年始を除く)
午前8時30分~午後5時
※公民館での受付は、お預かりのみとなります。後日、市民課で内容を確認したうえで、登録済の通知をお送りします。なお、書類に不備がある場合は、市民課からご連絡します。

登録手続きに必要なもの

  1. 三木市本人通知制度事前登録申出書[PDFファイル/41KB]
  2. 窓口に来られる方の本人確認書類(運転免許証、住民基本台帳カード、パスポート、健康保険証、年金手帳、身障者手帳など)
  3. 代理人(登録を希望する人から委任を受けた人)の場合は委任状[PDFファイル/70KB]
    ※家族が来られる場合でも委任状が必要です。
  4. 法定代理人(未成年の保護者や成年後見人)の場合は、戸籍謄本など法定代理人の資格を証するもの(三木市に本籍があり、市で法定代理の資格が確認できる場合は不要です) 

※疾病などやむを得ない事情により、直接窓口で登録手続きができない方は、郵送による登録も可能ですので、窓口へお問い合わせください。

通知の対象となる証明書

  • 住民票の写し(除票を含む)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍附票の写し(除かれた附票を含む)
  • 戸籍謄本及び抄本(除籍を含む)
  • 戸籍記載事項証明書(除籍を含む)

通知の対象とならない請求

  • 本人、同一世帯員からの住民票の写し(記載事項証明書)の請求
  • 本人、同じ戸籍に記載されている人及び直系の尊属卑属からの戸籍関係証明書の請求
  • 国や地方公共団体からの請求
  • 証明書自動交付機又はコンビニ交付での住民票の写しの請求

通知する内容

 事前登録をされた人の住民票の写し等を代理人や第三者に交付した場合、その交付事実を郵送で通知します。
三木市住民票の写し等交付通知書[PDFファイル/84KB]には、次の項目が記載されます。

  • 証明書の交付年月日
  • 交付した証明書の種別(住民票の写し、戸籍謄本等)
  • 交付通数
  • 交付請求者の種別
    1. 本人の代理人
    2. 親族等の代理人
    3. 第三者(個人)
    4. 第三者(法人)
    5. 第三者(八業士・個人)
    6. 第三者(八業士・法人)

(注)「親族等」とは・・・

住民票関係

本人と同一の世帯に属する者

戸籍関係

本人の配偶者、同一戸籍人、直系尊属
(父母、祖父母等)又は直系卑属(子、孫等)

登録期間

 登録期間は、申出書を審査し受理した日の翌々日から無期限です。

登録事項の変更及び廃止

 転出又は転居などの住所異動や戸籍の届出等により、登録事項に変更が生じた場合又は登録を廃止したい場合は、必ず三木市本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書[PDFファイル/41KB]を提出してください。
 登録者が死亡、国外転出、居所不明等により住民票が消除されたとき、通知の送達先が不明のときは、登録を廃止します。  

開示請求

 通知を受けた事前登録者は、交付請求者の氏名や住所などを知りたい時は、窓口または郵送で開示請求をすることができます。

開示請求の手続きに必要なもの

  1. 本人通知制度情報開示請求書
  2. 本人確認書類(運転免許証、顔写真付き住民基本台帳カード、旅券、健康保険証など)
  3. 代理人(登録できる人から委任を受けた人)の場合は委任状[PDFファイル/74KB]
  4. 法定代理人(未成年の保護者や成年後見人)の場合は、戸籍謄本等法定代理人の資格を証するもの(三木市に本籍があり、市で法定代理の資格が確認できる場合は不要です)

※疾病などやむを得ない事情により、直接窓口で請求手続きができない方は、郵送による
開示請求も可能ですので、窓口へお問い合わせください。

開示請求の係る情報開示

 開示請求を受理し、開示決定した場合は、下表に示す情報の開示内容に基づき、本人通知制度情報開示・非開示決定通知書とともに非開示部分を黒塗した交付請求書等の写しを郵便で送付します。

交付請求者の種別 開示項目

ア 本人の代理人

氏名、住所

イ 親族等の代理人

ウ 第三者(八業士を除く個人)

エ 第三者(八業士を除く法人)

  • 名称、代表者の氏名
  • 事務所の所在地、電話番号

オ 第三者(八業士)

個人
  • 請求者の氏名、資格
  • 事務所の名称、所在地、電話番号
法人
  • 名称
  • 請求者の氏名、資格
  • 事務所の所在地、電話番号

※イ及びウは開示請求の対象となりません。

様式集

  1. 三木市本人通知制度事前登録申出書[PDFファイル/41KB]
  2. 三木市本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書[PDFファイル/41KB]
  3. 委任状(事前登録申出及び事前登録変更・廃止)[PDFファイル/70KB]
  4. 本人通知制度情報開示請求書
  5. 委任状(情報開示請求)[PDFファイル/74KB]
  6. 三木市住民票の写し等交付通知書[PDFファイル/84KB]

条例及び施行規則

  1. 三木市住民票の写し等に係る本人通知制度に関する条例[PDFファイル/123KB]
  2. 三木市住民票の写し等に係る本人通知制度に関する条例施行規則[PDFファイル/146KB]

案内チラシ

本人通知制度にぜひ登録を[PDFファイル/522KB]     

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